克服護理專業轉戰行政部門的偌大差異，秘書室洪雪貞主任回顧過往時光，謙虛地表示自己沒有什麼貢獻，但她為秘書室建立起符合網路時代需求的文書制度，提高雲林分院對外交流與媒體曝光率，帶領秘書室將近30萬件的院內歷史數據化，並一舉獲得金檔獎，點點滴滴，在在肯定洪雪貞主任在醫護之外的行政專業能力。
出身金門的洪雪貞主任，因為結婚跟著先生落腳雲林，並進入省立雲林醫院服務，近40年的工作經驗，讓她談到歷任分院院長如數家珍，對於醫院的歷史亦瞭若指掌，猶如一部歷史導覽機。她憶及自己是在王崇禮院長上任之後，從護理部督導轉調為行政性質的秘書室主任。她坦承轉職是挑戰自我，但不免有幾分忐忑。幸而憑藉著長年與醫師工作培養出的默契，再加上碩士學業專攻管理領域，很快就掌握工作節奏，融入不同以往的工作環境。「我的工作是承接上級交辦的業務，透過秘書室平行展開到各科室。」但要如何獲得各科室的支持與配合？她透露自己的小祕訣：「態度要溫和堅定，並站在對方的角度思考。」這便是她20多年的秘書生涯能獲得同仁信任的原因。
她所領導的秘書室旗下分為三組，分別是醫事行政組、公共事務組與文書組，在行政支援、橋樑協調、公關交流、制度建立、會議籌備、檔案管理等方面扮演了重要的角色。尤其是每四年一次的醫院評鑑作業，最能凸顯秘書室作為各科室最佳後援的角色。洪雪貞主任笑說：「原本各科室自行處理，但常常有人來問引導與接待的事情，我們也樂於幫忙，久而久之，反倒成了祕書室協助的專項之一。」
專業能力備受肯定的洪雪貞主任，也是在這個時期，經由王崇禮院長的推薦下，參與雲林縣護理師護士公會理事長選拔，並連續兩年擔任理事長，期間她專注於建立制度，打破事事要請示理事長的舊習，為工會運作奠定良好基礎。之後她又出任中華民國護理師護士公會全國聯合會理事，一起為提升全國護理師專業能見度而努力，至今仍是公共事務委員會委員。
得獎是上下一心的努力
對於協助院方榮獲象徵政府機關檔案管理最高榮譽的《金檔獎》，洪雪貞主任笑著回應道：「這是意外的收穫。」她說，108年檔管局來文要求醫院丈量來回溯檔案長度，挖掘出院內有高達46.05公尺的檔案需要回溯登載。望著塵封已久的檔案牆，習慣正面思考的她，想著那麼就趁此機會好好整頓一番，只是沒想到第一關就卡住了。
「同仁跟我說現行的軟體無法登打回溯檔案，這也是為什麼會有這麼多資料沒有輸入的主因。」洪雪貞主任找出問題後，立即請求院方以最快速度簽核採購軟體，11月「公文簽核線上系統」正式上線，人力部分增加檔案管理人員一名和時薪人員4名，並以在109年7月底完成來推算，設定每週目標確實掌控進度。接著，洪雪貞主任邀來國史館台灣文獻館張鴻銘館長提點分類，而甫從教育部退休的王文陸前督學，則是應黃瑞仁院長邀請接下顧問一職，來親自指導文書組組長與檔案室負責人整理史料。這段期間她的壓力指數超標，但黃瑞仁院長在院會開會時的一句話：「這不是雪貞一個人的事，檔案歸建是全院的事。」讓她深刻感受到自己不是孤軍作戰，因此能夠完成這項歷史大事，她特別感謝全院同仁，尤其是在尋覓檔案室新家時，「因為有院長及病歷室同仁的幫忙，我們才能順利在一樓病歷室舊址建置起符合規範的檔案室。」
脫胎換骨的現代檔案室，光是硬體就耗資一千兩百萬，囊括了移動式檔案櫃、恆溫空調、消防設備，甚至有閱覽空間，吸引許多公家單位前來觀摩。回顧在王文陸顧問建議下，110年院慶前夕雲林分院舉辦了「奔騰雲杏金剛現身」檔案特展、111年更進一步將重要史料予以集結彙編，梳理近五十載的演變，發表了檔案專書《雲杏暖陽照亮史傳》，112年則是協助出版了記載雲林分院3年抗疫過程的專書《抗疫的力量》，充分展現雲林分院在檔案整理上的軟實力。
至於參加金檔獎比賽，洪雪貞主任坦言：「本來沒有想過，是教育部的主動推薦。」不過既然決定參賽，就要全力以赴。洪雪貞主任參與了金檔獎說明會，並將過往得獎單位視為標竿多次請益。之後，盤點缺口，邀請相關專家蒞院指導授課，舉辦讀書會，雖然增加同仁負擔，但她認為唯有交流學習才能夠凝聚共識，提升專業素養，確認所學所想具有一致性。當然，也要感謝王顧問、張館長、臺大總院的協助，仔細審閱秘書室執行的每一項作業，才能讓雲林分院自196個機關脫穎而出，獲得有檔案界奧斯卡獎之稱的「金檔獎」。
循著足跡回到初心
每年3月，總院長官們都會來雲林分院參與極具地方特色、兼具趣味性的雲林分院院慶。洪雪貞主任笑說，她曾聽過臺大醫院體系其他分院的抱怨，說為什麼雲林分院都能邀請到總院長官。殊不知這是每年秘書室同仁都要絞盡腦汁精心設計活動，保證能為長官們帶來驚喜的成果，也是秘書室同仁在洪雪貞主任的領導下成長茁壯的最佳驗證。
回首過去，洪雪貞主任充分應用管理所學，成功為秘書室建立起系統化制度。她珍惜與醫護人員建立起的深厚情誼，並透過與同仁的真誠交心和有效溝通，培養了秘書室在各事項提前佈署和準備的良好習慣。在即將退休卸任之際，感觸更深，她想起金檔獎頒獎典禮上，馬惠明院長代表所有得獎者上台致詞時，提及秘書室如同一個「阿信」，她深有體會地說，確實如此。一路走來她與秘書室的阿信們同行，才能夠在過去的醫療洪荒之境，高高築起點亮雲林的醫療燈塔。她表示，秘書室協助執行臺大醫院長官們的理想，也從協助各科室中找到自己的榮譽感，她期許秘書室同仁帶著這份責任心，繼續勇於挑戰、發揮所長，成為全院同仁工作上的最佳橋樑。
- 現 職
- 臺大醫院雲林分院秘書室主任
- 學經歷
- 臺大醫院雲林分院督導長
- 臺大醫院雲林分院護理長
- 行政院衛生署雲林醫院護理長
- 中華民國護理師護士公會全國聯合會
- 第十屆理事/第十一屆理事
- 社團法人雲林縣護理師護士公會
- 第十二屆理事長/第十三屆理事長
- 國立雲林科技大學工業工程與管理研究所
專技高普考通過 - 台南護校
- 專 長
- 臨床護理、護理行政、醫務管理